Compte 401 - Fournisseurs : Définition et Ecritures
Le compte 401 - Fournisseurs est un compte de tiers utilisé pour enregistrer Dettes envers les fournisseurs d'exploitation pour achats de biens et services. Il s'agit d'un compte de passif qui augmente au crédit et diminue au débit. Cet article présente en détail son utilisation, les écritures comptables types, les comptes contreparties et un exemple chiffré complet.
Le compte 401 est l'un des comptes les plus mouvementés de la comptabilité quotidienne des entreprises. Il centralise l'ensemble des dettes envers les fournisseurs d'exploitation, quel que soit leur montant ou leur ancienneté, et fait l'objet d'un suivi individualisé par un auxiliaire (compte individuel par fournisseur).
1. Définition du compte 401
Le compte 401 enregistre les dettes de l'entreprise envers ses fournisseurs d'exploitation, c'est-à-dire les fournisseurs de biens et services nécessaires à l'activité courante : achats de marchandises, matières premières, fournitures, services extérieurs, prestations diverses. Chaque fournisseur dispose d'un compte auxiliaire individuel (par exemple 401DUPONT, 401MARTIN) qui permet un suivi détaillé.
Le compte 401 figure au passif du bilan dans les dettes d'exploitation, pour son solde créditeur cumulé. Il est distinct des comptes 403 Fournisseurs - Effets à payer (dettes matérialisées par des effets) et 404 Fournisseurs d'immobilisations (dettes sur acquisitions d'immobilisations). Les factures non parvenues à la clôture sont quant à elles portées au compte 408.
2. Règle débit / crédit
Le compte 401 obéit à la règle générale des comptes de passif : il augmente au crédit et diminue au débit. Le tableau ci-dessous résume son fonctionnement et les indicateurs utilisés dans nos écritures.
| Nature | Augmentation | Diminution | Indicateur |
|---|---|---|---|
| Passif | Crédit | Débit | P↑ / P↓ |
Besoin de réviser les bases ? Consultez l'article Comprendre les Écritures Comptables : Débit, Crédit, Actif, Passif pour comprendre le fonctionnement général du débit, du crédit, de l'actif et du passif en comptabilité.
Dans les logiciels comptables, cette règle est automatiquement appliquée : tout mouvement qui augmente le solde du compte est placé du côté crédit, toute diminution du côté inverse. Vérifiez toujours la nature du compte avant de saisir une écriture manuelle.
3. Quand utiliser le compte 401
Le compte 401 est crédité lors de la réception d'une facture fournisseur, en contrepartie des comptes de charges (classe 6) pour le montant HT et du compte 44566 TVA déductible sur autres biens et services pour la TVA. Il est débité lors du paiement du fournisseur, en contrepartie du compte 512 Banque ou 531 Caisse.
Un suivi rigoureux des comptes auxiliaires est essentiel pour éviter les litiges et les retards de paiement. Les délais de paiement sont encadrés par la loi LME : 30 jours en règle générale, 60 jours maximum à compter de la facture (ou 45 jours fin de mois). Le non-respect de ces délais peut entraîner des sanctions.
À la clôture, les factures déjà reçues restent au compte 401. Les factures non parvenues mais correspondant à des prestations reçues sont reclassées au compte 408 Factures non parvenues. Les avoirs non encore reçus sont enregistrés au compte 4098 Rabais, remises, ristournes à obtenir.
4. Ecritures comptables types
Voici les trois écritures types : réception d'une facture fournisseur, règlement par virement bancaire et réception d'un avoir.
4.1. Réception d'une facture d'achat de marchandises
Facture fournisseur de 1 200 € HT + TVA 20% = 1 440 € TTC.
| Compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) | Ind. |
|---|---|---|---|---|
| 607 | Achats de marchandises | 1 200,00 | C↑ | |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 240,00 | A↑ | |
| 401 | Fournisseurs | 1 440,00 | P↑ | |
| 1 440,00 | 1 440,00 | |||
4.2. Règlement du fournisseur par virement
Paiement de la facture à 30 jours par virement bancaire.
| Compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) | Ind. |
|---|---|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | 1 440,00 | P↓ | |
| 512 | Banque | 1 440,00 | A↓ | |
| 1 440,00 | 1 440,00 | |||
4.3. Réception d'un avoir fournisseur
Avoir de 240 € HT reçu pour retour de marchandises défectueuses.
| Compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) | Ind. |
|---|---|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | 288,00 | P↓ | |
| 607 | Achats de marchandises | 240,00 | C↓ | |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 48,00 | A↓ | |
| 288,00 | 288,00 | |||
5. Exemple chiffré
Une entreprise reçoit une facture de son fournisseur de marchandises pour un montant de 1 200 € HT, TVA 20% (240 €), soit 1 440 € TTC. Le paiement est prévu à 30 jours par virement bancaire. L'écriture d'enregistrement de la facture est passée à la date de la facture, avec l'indication du numéro de facture dans le libellé pour faciliter le rapprochement ultérieur.
| Compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) | Ind. |
|---|---|---|---|---|
| 607 | Achats de marchandises | 1 200,00 | C↑ | |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 240,00 | A↑ | |
| 401 | Fournisseurs | 1 440,00 | P↑ | |
| 1 440,00 | 1 440,00 | |||
Trente jours plus tard, l'entreprise règle la facture par virement bancaire. L'écriture de règlement débite le compte 401 (la dette disparaît) et crédite le compte 512 Banque (la trésorerie diminue). Le compte auxiliaire du fournisseur revient alors à zéro et le lettrage peut être effectué entre la facture et le paiement.
Si les notions de débit, crédit, actif, passif, charge et produit ne sont pas encore claires, nous recommandons la lecture de notre article fondateur avant de poursuivre : Comprendre les écritures comptables : débit, crédit, actif, passif. Il pose les bases indispensables à la bonne lecture des écritures présentées ci-dessous.
6. Comptes liés
Le compte 401 fonctionne rarement seul : il est utilisé en lien avec plusieurs autres comptes du PCG. Voici les principaux comptes à connaître pour maîtriser son utilisation :
- Compte 403 - Fournisseurs - Effets a payer
- Compte 4091 - Fournisseurs - Avances et acomptes verses sur commandes
- Compte 408 - Fournisseurs - Factures non parvenues
- Compte 44566 - TVA deductible sur autres biens et services
- Compte 607 - Achats de marchandises
Ce compte fait partie du programme du DCG (UE9 Comptabilité et UE10 Comptabilité approfondie). Retrouvez les modèles d'écritures, les exercices corrigés et les annales dans nos fiches de révision :
7. FAQ
Comment comptabiliser une facture fournisseur ?
On débite le compte de charges approprié (6xx) pour le montant HT, on débite le compte 44566 TVA déductible sur autres biens et services pour la TVA récupérable, et on crédite le compte 401 Fournisseurs pour le montant TTC. L'écriture est saisie dans le journal des achats avec le numéro de facture en référence pour faciliter le lettrage avec le paiement ultérieur.
Quel est le sens du compte 401 ?
Le compte 401 est un compte de passif (dette d'exploitation). Il augmente au crédit lors de la réception des factures et diminue au débit lors des paiements ou de la réception d'avoirs. Son solde normal est créditeur et figure au passif du bilan dans les dettes d'exploitation.
Quelle différence entre 401 et 404 ?
Le compte 401 Fournisseurs enregistre les dettes envers les fournisseurs d'exploitation (achats de biens et services courants). Le compte 404 Fournisseurs d'immobilisations enregistre les dettes envers les fournisseurs de biens d'investissement (immobilisations corporelles ou incorporelles). Cette distinction est importante pour l'analyse financière et le calcul du besoin en fonds de roulement.
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- Compte 403 - Fournisseurs - Effets a payer
- Compte 4091 - Fournisseurs - Avances et acomptes verses sur commandes
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